ERP (Enterprise Resource Planning) er en softwareløsning, der integrerer virksomhedens kerneprocesser i én samlet platform. Det gør det muligt at strømline og optimere processer inden for økonomistyring, indkøb, salg, produktion, og sags- og ressourcestyring. ERP-systemer understøtter alle virksomheder, uanset størrelse og branche, og er essentielle for at øge produktiviteten og forbedre virksomhedens performance.
I denne artikel dykker vi ned i, hvad et ERP-system er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan det kan dække din virksomheds behov. Vi gennemgår desuden funktioner, fordele/ulemper, integrationer og implementeringsmuligheder.
Hvad er et ERP-system?
Et ERP-system er en integreret softwareløsning, der samler virksomhedens processer sammen i ét system. Det skaber overblik, effektivitet og sammenhæng ved at reducere manuelle opgaver og sikre, at alle afdelinger arbejder med opdaterede data i en fælles database.
Hvad kan et ERP-system bruges til?
Et ERP-system er designet til at optimere og strømline centrale forretningsfunktioner og arbejdsprocesser, såsom:
- Økonomi og lagerstyring: Saml alle data om økonomi og lager ét sted for bedre kontrol og overblik og automatisér administrative opgaver.
- Salg og kundeservice: Giv medarbejdere adgang til realtidsdata for at styrke kundeoplevelsen
- Produktion og ressourcestyring: Optimér produktionen og brugen af ressourcer for at øge effektiviteten
- Projektstyring: Planlæg og håndtér sager og projekter mere effektivt.
Ved at bruge ét system til alle aspekter af virksomhedens drift kan man skabe overblik og sammenhæng, der letter de daglige opgaver.
Formålet med et ERP-system
Et ERP-system kan forbedre virksomhedens arbejdsprocesser og reducere fejl ved at samle data i én platform. Det gør det muligt at:
- Automatisere administrative opgaver: Frigør ressourcer ved at reducere manuelle processer.
- Styrke samarbejdet: Sikr, at de forskellige afdelinger har adgang til de samme opdaterede oplysninger.
- Træffe bedre beslutninger: Realtidsdata giver et solidt grundlag for strategiske beslutninger
Hvorfor er ERP vigtigt?
I en tid, hvor virksomheder skal være fleksible og kunne tilpasse sig hurtigt, er ERP-systemer afgørende for en virksomheds succes. Det hjælper med at:
- Øge produktiviteten: Automatisér gentagne opgaver, så medarbejderne kan fokusere på værdiskabende aktiviteter.
- Forbedre dataintegriteten: Saml data ét sted og undgå fejl og duplikationer.
- Håndtere vækst: ERP-software kan skaleres, så det passer til både små og store virksomheder.
Med et ERP-system får virksomheder et værktøj, der binder driftens mange aspekter sammen, så de kan tilpasse sig skiftende krav og vækstmuligheder.
Funktioner og funktionalitet i ERP-systemer
ERP-systemer tilbyder en bred vifte af funktioner, der kan tilpasses virksomhedens behov. Her er nogle af de vigtigste:
Økonomistyring
ERP-software automatiserer opgaver som bogføring, budgettering og finansiel rapportering. Det sikrer, at økonomidata altid er opdaterede og tilgængelige.
Lager- og indkøbsstyring
Få fuldt overblik over lagerbeholdning og leverandøraftaler. ERP-systemer gør det nemt at planlægge og optimere indkøb baseret på behov.
Sagsstyring
Et ERP-system gør det muligt at håndtere sager og projekter effektivt. Du kan planlægge opgaver, følge op på deadlines og sikre, at ressourcer udnyttes optimalt.
Produktion
Med ERP-software kan du planlægge produktionsprocesser, optimere workflow og overvåge produktionens effektivitet. Det er især nyttigt for virksomheder, der ønsker at minimere spild og øge output.
Salg og kundestyring
ERP-systemer giver et samlet overblik over kunderelationer og salgsprocesser, så du kan forbedre din service og målrette salgsaktiviteter.
Fordele og ulemper ved ERP
Implementeringen af et ERP-system kan bringe betydelige fordele, men der er også udfordringer, der bør overvejes.
Fordele ved et ERP-system
Et ERP-system kan bidrage med store fordele for alt fra små og mellemstore virksomheder til større virksomheder i alle brancher, bl.a.
- Øget produktivitet og effektivitet: Automatiserede arbejdsgange kan lette administrative opgaver, reducere manuelle processer og mindske risikoen for fejl.
- Centraliseret data: Alle virksomhedens data samles ét sted, hvilket forenkler adgang og analyse.
- Forbedret beslutningstagning: Avancerede rapporteringsfunktioner giver bedre indsigt og støtte til strategiske beslutninger.
- Skalerbarhed: ERP-systemer kan vokse og tilpasses efter den enkelte virksomheds behov, uanset størrelse.
- Forbedret datasikkerhed: Avancerede sikkerhedsforanstaltninger beskytter virksomhedens data bedre.
- Optimeret ressourcestyring: Der er mulighed for effektiv håndtering af ressourcer som lagerbeholdning, økonomi og personale.
- Tidsbesparelser: Automatisering og integration reducerer tid brugt på manuelle opgaver.
Et ERP-program er udviklet til at understøtte og effektivisere de forskellige administrative processer i forsyningskæden, så virksomheden f.eks. kan undgå fejl i ordrebehandlingen, fakturering og få styr på varer på lager, indkøbsplanlægning, lagerværdi, svind og forbrug osv.
Ulemper ved et ERP-system
Trods de mange fordele er der også udfordringer, som virksomheder skal være opmærksomme på:
- Høje implementeringsomkostninger: Installation og opsætning af et ERP-system kræver ofte en betydelig økonomisk investering.
- Tidskrævende implementering: Det kan tage lang tid at implementere et ERP-system.
- Behov for træning: Medarbejdere skal oplæres i at bruge systemet, hvilket kræver tid og ressourcer.
- Modstand fra medarbejdere: Skift til nye arbejdsgange kan skabe modstand fra medarbejderne.
- Tilpasningskrav: Et ERP-system passer sjældent perfekt fra start og kan kræve tilpasninger for at opfylde virksomhedens behov.
- Risiko for nedetid: Under implementeringen eller ved systemopdateringer kan der forekomme nedetid, som påvirker driften.
Hvad skal man overveje, når man vælger et ERP-system?
Når du skal vælge et ERP-system, bør du overveje:
- Virksomhedens behov: Hvilke processer skal systemet understøtte?
- Skalerbarhed: Kan systemet vokse med virksomheden?
- Brugervenlighed: Er systemet nemt at implementere og bruge?
- Support: Hvilken form for support tilbyder leverandøren?
- Integrationer: Kan systemet arbejde sammen med andre løsninger, du bruger?
Microsoft Dynamics 365 Business Central – Dine fordele med et Microsoft ERP system
Der er mange ERP-systemer på markedet, men Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidligere Dynamics NAV og Navision) er ét af markedets mest anvendte ERP-systemer med mere end 2 mio. brugere på verdensplan.
Systemet kan i princippet bruges i enhver virksomhed, uanset størrelse og branche. Det er en fleksibel og skalerbar softwareløsning, der samler og optimerer virksomhedens centrale processer i én platform.
Uanset om din virksomhed arbejder med produktion, salg eller projektstyring, tilbyder Microsofts ERP funktioner, der kan understøtte og effektivisere dine arbejdsopgaver.
Effektive funktioner til din virksomhed
Med Microsofts ERP får du adgang til en bred vifte af funktioner, der kan dække alle dine behov:
- Økonomistyring: Automatisér bogføring, budgettering og finansielle rapporter.
- Salg og kundestyring: Administrér kunderelationer og salgsprocesser mere effektivt.
- Produktions- og lagerstyring: Hold styr på lagerbeholdning og optimer produktionsflowet.
- Projektstyring og sagsstyring: Overvåg tidsplaner, ressourcer og sager for at sikre levering til tiden.
Fordele ved et Microsoft ERP-system
Microsofts ERP er designet med fokus på brugervenlighed og integration, hvilket giver følgende fordele:
- Effektivisering af arbejdsprocesser: Automatisér manuelle opgaver og reducér fejl.
- Tidsbesparelser: Medarbejdere kan arbejde smartere og hurtigere.
- Forbedret datakvalitet: Saml alle data ét sted for bedre indsigt og beslutningsgrundlag.
- Større arbejdsglæde: Et brugervenligt system gør det lettere for medarbejdere at udføre deres opgaver.
- Hurtig ROI: Investeringen i ERP-systemet kan betale sig på under to år.
Med sit brugervenlige design og avancerede funktioner giver Microsofts ERP virksomheder mulighed for at forenkle komplekse processer, reducere manuelle opgaver og fokusere på vækst og strategi.
Integration og fleksibilitet
Microsofts ERP er kendt for sin tætte integration med andre Microsoft-produkter som Office 365, hvilket gør det muligt for medarbejdere at arbejde mere effektivt på tværs af systemer. Det tilbyder også fleksibilitet i forhold til implementering, hvor virksomheder kan vælge mellem en cloud-baseret løsning, on-premises eller en hybrid tilgang.
Hvad koster Microsofts ERP-system?
Et ERP system som Business Central koster 4-500 kr. pr. måned pr. bruger. Prisen er højere, hvis man har brug for udvidet funktionalitet. Man kan også købe licenser i stedet for at leje og betale en pris pr. måned pr. bruger. Derudover har de fleste virksomheder brug for hjælp til opsætning og tilretning af programmet. Den hjælp kan man købe på timebasis hos os.
Den samlede pris på licenser og opsætning mv. afhænger af den funktionalitet, man har brug for. Derfor kan du kontakte os her og få en konkret pris for din virksomhed.
Forskellige typer af ERP-implementering
Når du overvejer at implementere et ERP-system, er det afgørende at vælge den rette implementeringsmetode, der passer til din virksomheds behov. De mest almindelige metoder er:
Cloud-løsning (SaaS)
En cloud-baseret ERP-løsning, også kendt som Software as a Service (SaaS), hostes eksternt, typisk via Microsoft Azure. Denne model tilbyder flere fordele:
- Automatiske opdateringer: Systemet opdateres løbende uden behov for manuel indgriben, hvilket sikrer adgang til de nyeste funktioner og sikkerhedsforbedringer.
- Skalerbarhed: Mulighed for nemt at tilpasse systemet i takt med virksomhedens vækst eller ændrede behov.
- Abonnementsbaseret prisstruktur: Betaling sker typisk pr. bruger pr. måned, hvilket gør omkostningerne forudsigelige og kan være fordelagtigt for virksomheder, der ønsker at fokusere på kerneforretningen frem for IT-vedligeholdelse.
On-premise
En on-premises ERP-løsning installeres lokalt på virksomhedens egne servere eller hos en betroet hostingpartner. Denne tilgang giver:
- Fuld kontrol over systemet: Virksomheden bestemmer selv, hvornår og hvordan opdateringer implementeres, hvilket er ideelt for dem med specifikke sikkerheds- eller compliancekrav.
- Tilpasningsmuligheder: Mulighed for at integrere komplekse systemer eller brugerdefinerede tilpasninger uden at være afhængig af eksterne opdateringsplaner.
- Engangsinvestering: Typisk en højere initial omkostning, men uden løbende abonnementsbetalinger.
Hybrid ERP
En hybrid ERP-løsning kombinerer elementer fra både cloud og on-premises modeller. Dette giver virksomheder fleksibiliteten til at vælge, hvilke funktioner der skal hostes lokalt, og hvilke der kan drage fordel af cloudens fordele.
Hvilken implementeringsløsning skal man vælge?
Valget mellem disse implementeringsmetoder afhænger af faktorer som virksomhedens størrelse, budget, sikkerhedskrav og behov for fleksibilitet. Det er vigtigt at evaluere hver mulighed nøje for at sikre den bedste pasform for din virksomheds unikke behov.
Hos Logos Consult kan vi rådgive dig om de forskellige muligheder og supportere Business Central til både Saas og On-Premise. Kontakt os for at vælge den rette løsning til din virksomhed.
Integrationer
ERP-systemer tilbyder muligheden for at integrere med andre softwareløsninger, hvilket skaber en samlet platform for virksomhedens processer. Med en moderne ERP-løsning kan virksomheder optimere funktionaliteten gennem flere typer integrationer:
- Tredjepartsapplikationer: ERP-systemet kan forbindes med relevante værktøjer som CRM, e-handel og lagerstyringssystemer. Dette sikrer fleksibilitet og tilpasning til branchens specifikke behov.
- API og dataintegration: Moderne API-teknologi gør det muligt at integrere ERP-systemet med andre løsninger og dele større mængder data i realtid. Dette skaber et opdateret og sammenhængende datagrundlag på tværs af applikationer.
- Microsoft 365: ERP-programmet Microsoft Dynamics 365 Business Central kan integreres med Microsoft 365. Integration med programmer som Outlook, Excel og Word gør det muligt at håndtere opgaver som fakturering, e-mailkorrespondance og dataanalyse direkte i ERP-løsningen. Det skaber effektive arbejdsgange og forbedrer brugervenligheden.
Med integrationer undgår virksomheder manuelle processer og dobbelte arbejdsgange, hvilket reducerer fejl og sparer tid. Løsningen sikrer også, at hele organisationen arbejder med de nyeste data og opnår et bedre beslutningsgrundlag.
ERP-løsningen gør det muligt for virksomheder at samle og strømline deres arbejdsprocesser. Dette understøtter både daglige opgaver og langsigtede strategiske mål.
Fra økonomisystem til ERP-system – Investering i ERP
Er det første gang din virksomhed skal investere i ERP? Vi har en del kunder, der har valgt ERP til at optimere deres forretningsprocesser, og som tidligere har anvendt økonomisystemer som C5, E-conomic eller lignende løsninger. Det vil betyde, at man starter på et helt nyt system.
Når vi implementerer et ERP-system i jeres virksomhed, sikrer vi en grundig og struktureret proces, der fokuserer på jeres specifikke behov. For at opnå de bedste resultater arbejder vi tæt sammen med jer gennem følgende trin:
1. Workshop om forretningskritiske processer: Vi starter med en workshop, hvor vi kortlægger de vigtigste processer i jeres virksomhed, såsom finans, salg, køb og lager. Det hjælper os med at identificere, hvilke ERP-funktioner der bedst understøtter jeres behov, og hvordan vi kan optimere jeres arbejdsgange.
2. Flytning af data og datavask: Vi sørger for at overføre relevante data fra jeres eksisterende systemer til ERP-systemet. I denne proces vil vi altid anbefale at datavaske – at kigge på hvilke data, der er relevante at flytte med over i det nye program, men også forholde sig kritisk til hvilke data, der ikke er nødvendige at flytte med.
3. Undervisning i det nye system: For at jeres medarbejdere kan udnytte systemets fulde potentiale, tilbyder vi grundig træning i brugen af ERP-systemet. Fokus er på de daglige opgaver, så overgangen til det nye system bliver så smidig som muligt.
4. Installation og “go live” med det nye program: Når alt er klart, installerer vi ERP-systemet og sætter det i drift. Vi er til stede under “go live”-processen for at sikre, at alt fungerer som forventet.
5. Support og opfølgning: Vores arbejde stopper ikke ved installationen. Vi tilbyder løbende support og rådgivning, så I altid kan få hjælp til at tilpasse og optimere jeres ERP-system.
Med denne tilgang sørger vi for, at jeres virksomhed får en skræddersyet løsning, der styrker jeres processer og skaber værdi fra dag ét.
Logos Consult – Din ekspert i Business Central
Hos Logos Consult er vi specialister i Microsoft Dynamics 365 Business Central, en moderne ERP-løsning, der samler og optimerer arbejdsprocesser på ét platform. Uanset om det gælder økonomistyring, produktions- og lagerstyring eller projekthåndtering, tilbyder vi skræddersyede løsninger, der passer til din virksomheds behov.
Vi hjælper også med support og vedligehold af ERP-systemer samt opdateringer, så I altid har en driftssikker og opdateret løsning. Med over 20 erfarne konsulenter og udviklere sikrer vi professionel rådgivning og løbende støtte til vores kunder.
Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at optimere dine processer med et ERP-system.
Vidensunivers – Bliv klogere på ERP
Er du interesseret i at få mere viden om ERP?
Vi har skrevet flere artikler, factsheets og whitepapers, så du kan få mere viden og vejledning om emnet. Vi har også gennem tiden afholdt flere webinarer om emnet, så du kan se optagelserne.
Det er gratis og giver dig mere konkret viden:
- Til dig der vil anskaffe et nyt ERP system – gode råd og masser af konkret viden
- Til dig der vil have en tjekliste til ERP projektet
- Til dig der er nysgerrig efter at se Business Central – se videoer her
- Til dig der selv vil prøve programmet – her er gratis demo
FAQ – Ofte stillede spørgsmål
Et ERP-system er en softwareløsning, der integrerer virksomhedens kerneprocesser i én platform. Det hjælper med at strømline arbejdsprocesser og forbedre effektiviteten. Som et eksempel på administrative it-systemer bidrager det til øget produktivitet og til at lette dagligdagens administrative opgaver, hvilket gør det til en værdifuld løsning for virksomheder i alle brancher.
Der er en lang række fordele ved at implementere et ERP-system:
- Øget effektivitet
- Centraliseret data
- Forbedret beslutningstagning
- Skalerbarhed: ERP-systemer kan vokse og tilpasses efter virksomhedens behov, uanset størrelse
- Forbedret datasikkerhed
- Optimeret ressourcestyring
- Tidsbesparelser
Et økonomisystem fokuserer kun på finansielle processer, mens et ERP-system dækker alle virksomhedens kernefunktioner, inklusive produktion og sagsstyring.
Overvej virksomhedens behov, skalerbarhed, budget og leverandørens support, før du vælger et ERP-system.
Forskellen på ERP og CRM er, at CRM er software til at håndtere processer vedr. salg og marketing. ERP er software til at håndtere alle processerne i en virksomhed; både salg, marketing, finans, lager, indkøb, produktion samt projekter og sager. Et CRM (Customer Relationship Management) system kan ofte hjælpe med at automatisere arbejdsprocesser med salg og marketing. F.eks. udsendelse af mails, håndtere kontaktdata på kunder, segmentere kunder og potentielle kunder.
Et ERP system som Business Central har også CRM funktionalitet. Nogle virksomheder foretrækker at anvende denne funktionalitet, idet det indgår i ERP programmet og man derfor undgår at købe et CRM system. Andre virksomheder foretrækker at købe et CRM system og anvende dette sideløbende med deres ERP system. Det kommer an på hvilke behov og arbejdsgange, man har i virksomheden.
I Danmark domineres ERP-markedet af flere forskellige systemer som Microsoft, SAP og Visma. Disse udbydere tilbyder omfattende ERP-systemer, der passer til forskellige virksomhedsbehov, fra små virksomheder til store multinationale selskaber, hvilket gør dem til foretrukne valg for mange danske virksomheder.
Særligt Microsoft ERP-software bliver anvendt hos tusinder af danske virksomheder. Her udbyder Microsoft to programmer; Dynamics 365 Business Central (som tidligere hed Dynamics NAV og Navision – flere kalder det BC i dag) og Dynamics 365 Finance & Operations (som tidligere hed Dynamics AX og Axapta – mange kalder det i dag FO).
De fleste indenfor ERP-branchen vil sige at SAP er til store koncerner, FO er til store og mellemstore virksomheder, særligt produktionsvirksomheder, og BC er til mellemstore virksomheder, hvor både produktions-, service- og handelsvirksomheder kan anvende programmet.
FO og BC minder om hinanden i udseende i brugerfladen, og FO har mere avanceret funktionalitet. Programmet er også dyrere licensmæssigt i forhold til BC.
Microsoft har tidligere stået bag softwareprogrammerne XAL og C5, men Microsoft udvikler ikke længere software til disse platforme. Få virksomheder i Danmark anvender stadig programmerne, men har mulighed for at flytte til BC og samtidigt måske spare udgifterne på Microsoft licenser.
Der findes mange forskellige programmer, så det er vigtigt at vælge en løsning, der passer til din virksomheds behov. Overvej faktorer som funktionalitet, skalerbarhed, budget og leverandørens support, inden du træffer en beslutning.
For at finde det rette match kan det være en god idé at prøve et system, før du investerer. Eksempelvis kan Business Central testes gratis i 30 dage. Hvis du ønsker at arbejde med egne data i systemet, kræves der dog en licens.
Hos Logos Consult har vi fokus på, at implementeringen af et nyt ERP system som Microsoft Dynamics 365 Business Central ofte tager mellem 3-6 måneder. I begyndelsen er jeres interne ressourceforbrug begrænset, men særligt i den sidste halvdel af perioden skal brugerne i det nye system være disponible for test, uddannelse, datamigrering og idriftsætning. Normalt vil I kun skulle undvære ERP-systemet 1-2 dage, hvor det nye program idriftsættes.
En stor del af arbejdet med at implementere systemet ligger hos os. Vi anbefaler, at I udpeger en styregruppe til projektet, fordi der skal tages beslutninger om arbejdsprocesser og arbejdsmetoder i systemet.
Derudover anbefaler vi, at udvalgte brugere får undervisning i programmet. Dette kan enten være vores standard åbne kurser eller specielle firmakurser. På vores åbne kurser kan man vælge kursusdage indenfor introduktion, økonomistyring og debitor- og kreditorstyring. Kurserne varer fra 1 til 3 dage.
Vi programmerer gerne tilpasninger til programmet, hvis de medfører reel procesoptimering og effektivisering for hele virksomheden. For os handler det om at vise jer de muligheder, programmet rummer og om at få virksomhedens arbejdsprocesser optimeret – så I får fuldt udbytte af standardprogrammets funktionalitet.
Et Business Central ERP system koster 4-500 kr. pr måned pr bruger. Prisen er højere, hvis man har brug for udvidet funktionalitet. Man kan også købe licenser i stedet for at leje. En licens koster fra 12.396 kr. pr bruger. Derudover har de fleste virksomheder brug for hjælp til opsætning og tilretning af programmet. Den hjælp kan man købe på timebasis hos os. Den samlede pris på licenser og opsætning mv. afhænger af den funktionalitet, man har brug for.
Ja. Microsoft Dynamics 365 Business Central anvendes af mange forskellige virksomheder i hele verden. Programmet er udviklet til at imødekomme de forskellige lovkrav i de forskellige lande, f.eks. med hensyn til told og moms. Desuden kan man som bruger af programmet vælge andre sprog, f.eks. tysk, spansk, engelsk, dansk mv.
