Krav til specialudviklede bogføringssystemer

Den nye bekendtgørelse fastsætter minimumskrav til specialudviklede bogføringssystemer, der er tilpasset den enkelte virksomhed. Det gælder bl.a. krav til:

• Bilagsopbevaring
• IT-sikkerhed
• Automatisering

Erhvervsstyrelsen beskriver et specialudviklet bogføringssystem som et digitalt bogføringssystem, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen. Det kan være et system, som er tilpasset særligt til en enkelt virksomhed eller et ældre system, som ikke længere opdateres af en udbyder.

Business Central On-premise er et specialudviklet bogføringssystem

Business Central Online (SaaS versionen af Dynamics 365 Business Central) er godkendt af Erhvervsstyrelsen. Det betyder, at de har kontrolleret særlige krav i løsningen og godkendt den.

Hvis man anvender Business Central On-premise, overgår ansvaret til virksomheden selv. Vores vurdering baseret på det, vi ved, er at det må være en meget overkommelig opgave at kontrollere og dokumentere de samme forhold i en On-premise løsning af samme version eller nyere version, som er godkendt. Det må forventes, at opgaven vokser, hvis man er på en ældre version, men den vil stadig være overkommelig, og noget man kun skal gøre en gang og i forbindelse med en opgradering.

Hvis din virksomhed benytter et specialudviklet bogføringssystem som f.eks. Business Central On-premise, så er I selv ansvarlige for at efterleve kravene.

Tre grundlæggende systemkrav

Bekendtgørelsen om krav til specialudviklede bogføringssystemer fastsætter tre grundlæggende krav:

• Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i fem år.
• Systemet skal have passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der til stadighed sikrer at systemet har et højt IT-sikkerhedsniveau i forhold til de funktioner, som bogføringssystemet skal understøtte, fx bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
• Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, fx ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Erhvervsstyrelsen skriver, at i forhold til automatisering skal systemet kunne håndtere Nemhandels formatet OIOUBL, Peppol BIS samt understøtte deling af data ved at gøre det muligt at generere en SAF-T ud fra Erhvervsstyrelsens anvisninger. Man må gerne anvende tredjepartsløsninger til at håndtere OIOUBL, Peppol BIS samt SAF-T. Det er ikke et krav, at det håndteres i Business Central.

Du skal selv sikre, at din virksomheds specialudviklede bogføringssystem opfylder kravene i bekendtgørelsen.

De nye krav træder i kraft fra 1. januar 2025. Det gælder for den enkelte virksomhed for første regnskabsår, som starter fra og med denne dato. Det er et forventet ikrafttrædelsestidspunkt.

Du kan læse mere om systemkrav fra Erhvervsstyrelsen her.

Her kan du læse den nye bekendtgørelse fra Erhvervsstyrelsen (PDF).

Her kan du læse en vejledning fra Erhvervsstyrelsen om, hvordan din virksomhed overholder kravene, hvis I benytter et såkaldt ”specialudviklet bogføringssystem”. Du kan bl.a. læse punkt 7 Tjekliste, som beskriver konkrete systemkrav.

Få rådgivning og hjælp vedr. dit ERP-program

Har du brug for rådgivning og hjælp vedr. de nye systemkrav til dit Business Central program eller ældre ERP-program? Så er du velkommen til at kontakte vores salgsafdeling på telefon 7585 7399 eller skrive til os på box@logosconsult.dk.