background-image
  • VÆRDISKABENDE KOMPETENCER
  • SIKRE LEVERANCER
Kontakt os her

Nyt system hos Krifa

Krifa har valgt en Dynamics NAV løsning med tillægsløsninger. De har nu et mere brugervenligt system, og har samtidigt brugt færre penge end forventet på licenser.

Nyt system hos Krifa: Billigere end forventet – og medarbejdere sparer tid

Jan Sørensen, økonom og controller hos Krifa, fortæller her om projektet. Han har de sidste 21 år arbejdet i Krifas økonomiafdeling. Krifa er Danmarks fjerde største fagforening og a-kasse med over 190.000 medlemmer.

Hvad har det nye system betydet for Krifa?

Jan fortæller:

I det store hele er der frigivet tid til andet arbejde – og mere spændende opgaver. Det var også det, der var formålet med projektet. For det første at øge tilfredsheden hos brugerne, som skal godkende fakturaer og sende udlæg til os. For det andet at spare tid i arbejdsprocesserne. For det tredje at øge kvaliteten af det, der blev lavet. Når man automatiserer mange arbejdsgange, så undgår man også en masse fejl.”

Det bedste vi har opnået med projektet, er brugerfladen ift. Document Capture og Expense Management. Vi får stadigvæk skulderklap fra brugerne. Systemerne fungerer rigtig godt. Det gør Dynamics NAV også.”

Document Capture og Expense Management er Dynamics NAV tillægsløsninger til fakturahåndtering, bilag og rejseudgifter.

”Det var ikke så dyrt, som det skulle have været”

Krifa havde en tidlig udgave af en Dynamics AX version, og hvis de skulle opgradere denne løsning til en ny version, skulle det være en re-installation. Derfor valgte Krifa at gå efter et nyt Dynamics NAV program i stedet. Desuden havde udvalgte nøglemedarbejdere erfaring med Dynamics NAV programmet.

Krifa har et aktivt Microsoft Dynamics vedligeholdelsesabonnement, og kunne derfor anvende værdien af deres Dynamics AX licenser til køb af nye licenser:

Vi kunne konvertere AX licenserne, som vi havde købt forholdsvist dyrt, til NAV licenser. Så jeg tror nok, vi har betalt for NAV de næste 5 år. Det er jo altid en bonus”, fortæller Jan og fortsætter: ”Det var ikke så dyrt, som det skulle have været”.

Sammen med det nye Dynamics NAV system valgte Krifa at få de populære tillægsløsninger fra Continia; Payment Management, Expense Management og Document Capture.

Krifa har i dag 250 brugere på Continia produkterne og 10-15 medarbejdere, som primært anvender Dynamics NAV programmet.

Kvalitet er en prioritet

Før projektet gik i gang undersøgte Krifa markedet for ERP leverandører, og faldt bl.a. over Logos Consult. Der var flere overvejelser, men særligt kvalitet og lokation var vigtige parametre:

Kvalitet først. Herefter vælger vi dem, der er tættest på”, fortæller Jan og fortsætter: ”Vi havde en fornemmelse af, at de andre leverandører, vi talte med, havde 1-2 ansatte med NAV erfaring. Hvorimod vi havde indtrykket af, at der var mere end 1-2 NAV konsulenter hos Logos Consult”. Logos Consult har flere end 20 erfarne Dynamics NAV specialister, og med sin Vejle afdeling var de nærliggende for Krifa, som har hovedafdeling i Århus.

Jan fortæller desuden om en anden overvejelse ved valg af ERP leverandør: ”Jeg kunne godt lide det her koncept med, at Logos Consult kunne lave en masse tilpasninger, men de piller ikke ved kernesystemet. Det vil sige, at det er nemt at lave opgraderinger. Det var det, vi knækkede halsen på ved AX”, fortsætter Jan.

En speciel løsning med moms

Med Dynamics NAV projektet var der fokus på opsætning af moms. Jan fortæller om løsningen:

Vi er underlagt a-kasse lovgivningen, hvor staten styrer meget. A-kasse foreningen er momsfri og fagforeningen er delvis momsfri”. Krifa har ét fælles regnskab, men skal kunne splitte det op i to; a-kasse og fagforening. Fordeling af moms styres i Dynamics NAV, og her har én af konsulenterne hos Logos Consult arbejdet med en særlig opsætning: ”Jette har lavet meget af moms-delen i systemet. Hun har været rigtig god til at tænke det igennem og få det sat op”, konkluderer Jan.

Det er et temmelig indviklet set-up, vi har, og som krævede en del tilpasninger. Det er tilpasninger på en god måde, så de ikke ligger i kernen af NAV, og dermed er forholdsvist nemme at håndtere, når vi opgraderer”, fortæller Jan.

Styring af budget

Vi bruger Dynamics NAV som budget-system i dag. Systemet har en god måde at håndtere budgetter på. Man kan læse dem ind og matche med det regnskab, man har”, fortæller Jan og fortsætter:

Jeg kan anbefale, at man bruger budget-systemet. Jeg kan forestille mig, at mange har budgetter liggende i Excel, og her kan man med fordel læse dem ind i Navision. Det kræver ikke det helt store. Så kan man nemmere efterfølgende lave en budgetopfølgning ift. rapportering, enten ud fra en Navision rapport eller Pivottabeller. ”

Fakturahåndtering: Fra ½ arbejdsdag til én time

En stor del af Dynamics NAV projektet var de 3 tidligere nævnte tillægsløsninger fra Continia. Med disse 3 løsninger har der også været fokus på moms: ”Vi har sat det op, så det passer vores måde at tænke på i forhold til moms.”

Jan fortæller om oplevelsen med det nye system: ”Fakturahåndtering og fakturaflow er blevet nemmere. Førhen sad vi manuelt og scannede papirfakturaer ind, og bestemte hvem der skulle modtage fakturaerne. Førhen var det en opgave, en medarbejder brugte en halv arbejdsdag på. Nu bruges kun en time om dagen”.

Jan har meget fokus på at forbedre arbejdsgange og særligt få fakturahåndtering til at køre automatisk: ”Den time, der bruges på fakturahåndtering nu, er vi ved at skære ned. Vi skal have tingene til at køre endnu mere automatisk. Det er Logos Consult ved at hjælpe med at sætte op – at lave små rettelser”. Jan fokuserer på, hvor den automatiske fakturahåndtering går i stå for dermed at få systemet optimeret.

Alle fakturaer skal sendes til en mailadresse til indlæsning. Det er ikke alle, der gør det. Vi arbejder på at leverandører sender fakturaer direkte, og helst ikke cc til medarbejdere, for så risikerer vi at få mailen to gange. Noget af det der er godt ved Document Capture, er at vi får en advarsel, hvis fakturaen ligger der i forvejen”, fortæller Jan.

Brugerne værdsætter det nye system

Document Capture er et godt produkt, og brugerne er godt tilfredse med det”, fortæller Jan og fortsætter: ”Expense Management har brugerne også taget godt imod”.

Vi er mange brugere, og har decentraliseret mange ting med bilag. Vi har nu ét system, der kan håndtere det”, fortæller Jan. Førhen blev bilag fx afleveret til bogholderiet. I dag scanner de fleste medarbejdere bilag med hjælp fra det nye system.

Det vigtigste er, at dem der bruger Expense Management ikke føler, det er besværligt. Det var det, der skete med det tidligere system. Her lå alle bonner og kvitteringer i en skrivebordsskuffe, og så kom der en bunke afregninger hvert halve år. Det fungerede ikke i forhold til vores årsafslutning. Det undgår vi nu”.

Der spares ca 1 time pr. måned for de 250 medarbejdere, som bruger Expense.

Løbende optimering af system og arbejdsgange

Jan er positiv over projektforløbet. For ham har fokus været på at komme i gang med programmet, lære det at kende, og løbende optimere på arbejdsgange og system for at spare tid og undgå manuelle arbejdsgange og fejl.

Fra vi startede op, til vi tog systemet i brug, gik der 3-4 måneder. Men hvis man skal have alle goderne ud af Navision, så skal man først lige lære at bruge det rigtigt, og man skal have skruet på de her små parametre. Efter et ½ år var vi godt kørende. Herefter var der lidt småjusteringer. Så de sidste 2½ år har været fintuning, som jeg synes er vigtig at få med”, fortæller Jan.

Mange virksomheder køber et projekt med en slutdato. Det vil jeg ikke anbefale, at man gør. Det er et 3 årigt projekt, inden man får de her små benefits med”, fortæller Jan og slutter: ”Vi har taget tingene hen ad vejen, i stedet for at lave det helt store for-projekt”.

Vil du ligesom Krifa frigive tid til andet arbejdet?

Du er altid velkommen til at kontakte os. Vores konsulent- og udviklingsteam hjælper dagligt vores kunder med Dynamics NAV og Navision – eller rettere “Dynamics 365 Business Central”, som er det nye navn for programmet.

Dynamics 365 Business Central samt Continia programmerne er en omfattende løsning med mange muligheder. Det er en løsning, som Krifa og mange af vores andre kunder har gavn af hver dag.

Hos Logos Consult bidrager vi gerne med inspiration og rådgivning til at opnå bedre udnyttelse af Business Central programmet, færre manuelle processer, effektivisering, undgå tidsspild osv.

Kontakt vores salgsafdeling nu på telefon 7585 7399 eller skriv til os her. Ganske uforpligtende.

Vi ser frem til at høre fra dig.

Inspirationsmøde: Se mulighederne med at få frigivet tid til andet arbejde - det handler om at få succes med 365 Business Central
Tips & Tricks til Dynamics NAV